Mille poolest e-arvete operaatorid erinevad?

E-arvetest on ilmunud päris palju artikleid ning tänaseks on ilmselt iga Eesti raamatupidaja mingis kontekstis e-arvetega kokku puutunud. Miks ja kuidas valida operaatorit ja mis vahet neil üldse on võib paljudele tunduda üsna segane. Olles ise asjaosaline püüan jääda neutraalseks, ent anda siiski ülevaate erinevate operaatorite võimekusest, kirjutab Omniva infoäri valdkonna äriarenduse juht Rain-Alari Külm.

E- arvete toimimise skeem  

Eesti on väike turg ja tänaseks E-arvete operaatoreid laiemas mõistes kuus. Ennast operaatorina defineerib neist pigem kolm – Omniva, Fitek ja Telema. Ülejäänud kolme näol on tegemist äri kõrvalharuga.

Eesti turul on kõik kolm suuremat tegutsenud üle 10 aasta. Fitekil on läbi ajaloo olnud mitu nime – Opuscapita ja Itella. Omniva alustas e-arvete turul tegutsemist 2008. aastal tütarettevõtte Eesti E-arvete Keskus OÜ loomisega. Telema on aastaid toimetanud EDI valdkonnas ehk pakkudes eelkõige kaubaarvete lahendusi.

Äri kõrvalharuna pakuvad operaatorteenust riigi poolt loodud E-arveldaja, mis on mõeldud väike- ja mikroettevõtetele; infohaldus tarkvara Amphora ja Riigi Infosüsteemide Ameti poolt loodud Dokumendi Vahetus Keskus ehk uue nimega DHX.

Omniva, Fitek ja Telema on aastaid teinud koos selgitustööd nii avalikule kui ka erasektorile e-arvete kasulikkuse ja efektiivsema raamatupidamise nimel. Operaatorid teavad, et efektiivsus saavutatakse koostöö tulemusel ja seega on sõbralik läbisaamine Eestis e-arvete levikule kaasa aidanud – omavahel on vahetatud andmeid, ühiselt tegeletud e-arve standardi ja erinevate rahvusvaheliste projektidega.

Aga kui pöörduda tagasi pealkirjas sisalduva küsimuse juurde, siis operaatorid sarnanevad paljuski telekomi firmadele. Kõnede asemel liigutavad e-arvete operaatorid lihtsalt arveid. Nii nagu Telia klient saab helistada Tele 2 numbrile, saab Telema keskkonnast saata arve Omnivasse. Operaatorid hoolitsevad selle eest, et arve jõuaks kohale, info turvalisus oleks tagatud ning keskkond kasutajale võimalikult lihtne.

Soovi korral edastada oma koostööpartnerile e-arveid, pakuvad teenust kõik operaatorid. Vajutada tuleb lihtsalt „Saada“ nuppu, lugeda mõttes viieni ja digitaalne dokument on juba partneri süsteemis. Täpselt sama moodi nagu valida sõbra telefoni number, ja hetk hiljem on operaator kokku viinud numbri alusel õiged osapooled. E-arvete puhul on telefoninumbriks registrikood, mis tähendab, et pole ruumi nime ja aadressiga eksimiseks. Helistades ei pea ehitama oma maja kõrvale masti ja leppima kokku sõpradega kõnede tegemiseks standardeid, selle kõik teeb operaator.

Kui aga on soov saata e-arve partnerile otse panka, siis seda võimalust pakuvad Omniva ja Fitek. Siinkohal ei ole loomulikult vahet, kas saata e-arved firmale või eraklientidele.

Vaadates Soome kogemust, jääb alati alles 5-6 protsenti inimesi või ettevõtteid, kes soovivad arvet paberil või e-kirja teel. Olles riiklik postifirma, trükib Omniva loomulikult arve ka paberile, pistab selle ümbrikku ja toob koju kohale. Sama teeb ka Fitek.

Ja veel – kuna Eesti turg on väike, tegutsevad kõik kolm operaatorit Baltikumis, mis tähendab, et kui soovitakse saada või saata e-arveid Lätti ja Leetu, on see valik olemas.

Operaatorite teenused

E-arvetele üleminek aitab igal firmal aega säästa, kokku hoitud aeg on otseselt rahas mõõdetav. Kõik kolm operaatorit pakuvad mingil kujul e-arvete halduse lahendust oma keskkondades, võimalused ja keerukus varieerub teenusepakkuja lõikes.

Täna edastatakse ligemale 20 protsenti arvetest e-arve kujul, seega 80 protsenti liiguvad endiselt paberil ja PDF-idena e-maili teel. E-mailiga saadetud PDF võib tunduda digitaalne, kuid tegelikult trükitakse iga teine selline fail paberile välja ja lehekene rändab mööda allkirjastajaid 1-2 nädalat, et lõpuks saada uuesti sisestatud raamatupidaja poolt programmi.

Digiteermise teenust - st muuta saadud PDF- ja paberarved e-arveks - pakuvad Omniva ja Fitek. Erisus on erinevate väljade digiteerimise arvus – Omniva digiteerib seejuures veidi rohkem infot, kuid peab mainima, et kõik kliendid ei vaja äärmiselt detailset vaadet igast arvest. Lõpuks otsustab klient, milline on ettevõttes vajalik andmete kvaliteedi tase ja kui palju üldandmeid tarvis on.

Kinnitusringi lahendust pakuvad täna kõik kolm operaatorit – Fitek, Omniva ja Telema -, ent vahe on kasutaja kuvas. Spetsialistidele ja juhtidele on üldjuhul loodud mobiilne vaade, kus on kõige olulisem informatsioon. Info kuvamisel oleme Omnivas täheldanud, et raamatupidajate eelistused erinevad muudest kasutajatest päris palju ja nende puhul eelistatakse pigem klassikalisemat, detailsemat elik raamatupidaja vaadet.

Kui juba operaatoreid võrrelda, siis tasuks rääkida ka kuluaruannetest. Raamatupidajad teavad väga hästi, et alatihti on kadunud kviitungeid – need jõuavad kohale nädalaid hiljem või on dokument juba üsna ära tuhmunud. Selle vastu aitab kviitungi kohene pildistamine. Omniva ja Fitek pakuvad võimalust siduda mobiilirakenduses tehtud kviitungi foto digitaalsesse kuluaruandesse. Lisaks saab hiljem keskkonnas arved konteerida ja saata kinnitusringile, mis võtab ära palju tüütut mehhaanilist tööd nagu kopeerimine või lamineerimine.

Kolmas erisus mida tasub mainida on teenuse kasutusele võtu kiirus. Näiteks Omniva suudab ühe päevaga keskmise suurusega Eesti ettevõtte arvelduse digimaailma tuua. Keskmise suurusega firmale on tavaliselt lihtsam nii koolitusi läbi viia kui keskkonda seadistada. Suuremad ettevõtted ja riigifirmad vajavad aga pikemat perioodi, et oma protsessid kaardistada, sest üleminek e-arvetele tuleb sisulisemalt läbi mõelda ja sageli vajatakse erilahendust või operaatori poolset platvormi arendust.

Kokkuvõtvalt - operaatorid lihtsustavad andmete vahetamist. Meie vastutada jääb, et arved liiguks kiirelt õige partnerini ja et tagatud oleks seejuures andmete turvalisus. Võimalused saata võltsarveid vähenevad sootuks, kuna võrgustikuga liitumiseks on vaja digitaalselt tuvastada isik kes arve esitab. Arvete sisestamist ei ole enam tarvis ja kaob ära oht sisestusvigade tekkeks või arvel oleva summa võltsimiseks.

Riik on arvestanud, et suudaks ainuüksi avaliku sektori üleminekuga säästa 2,5 miljonit eurot aastas. Erasektor vahetab ligi kolmkümmend korda rohkem arveid, seega on võimalik igal firmal säästa raha digitaalsete protsesside abil.

E- arvete keskondade võrdlus

Müügiarved  
Ostuarved  
Raamatupidaja võimalused  
Keskkonnad/süsteemivõrdlus  

Allikas: raamatupidaja.ee

Jaga lugu:
Seotud lood
Kõik seotud lood
FINANTSUUDISTE UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad finantsteemaliseduudised igal nädalal enda postkasti.

Finantsuudised.ee toetajad:

Enimloetud
Bret Metsküla
Bret MetskülaFinantsuudised.ee juhtTel: 58 117 860bret@finantsuudised.ee
Kaspar Kitsing
Kaspar KitsingReklaamimüügi projektijuhtTel: 569 549 79kaspar.kitsing@aripaev.ee