Raamatupidamises kulutatakse palju aega andmete dubleerimisel eri süsteemidesse, kasutades manuaalset andmesisestust. Kas ostuarvete ja kassatšekkide manuaalsest sisestamisest on võimalik pääseda, uuris Keir Volas TTÜ infotehnoloogia teaduskonnas kaitstud magistritöös.
Volas otsis vastust kolmele küsimusele.
- Kas raamatupidamise tööprotsessi on võimalik oluliselt kiirendada ja parendada, kui automatiseerida arvete sisestamise etappi?
- Kas paberkandjal olevate tšekkide viimine digitaalsele kujule annab märgatava eelise võrreldes manuaalse sisestusprotsessiga?
- Mis määral saab paberkandjal olevat tšekki viia digitaalsele kujule ilma inimest kaasamata (kas loodav lahendus suudaks väljastada sobiva digiarve või peab inimene seda kontrollima ja täiendama)?
Et määratleda vajadust digiteerimise järele, küsitles Volas põhjalikult kuut raamatupidajat, kes töötavad raamatupidamisteenust pakkuvates ettevõtetes. Iga raamatupidaja halduses oli üle ühe keskmises suuruses ettevõtte.
Tšekkide hulk ja sisestamiseks kuluv aeg varieerus üsna palju. „Üks raamatupidaja sisestas pabertšekke 10 tükki nädalas ja teine 80 tükki nädalas. Ajakulu oli 30 sekundist kuni 4 minutini,“ kirjutab Volas. „Lähemalt põhjust uurides saadi teada, et see oleneb suurel määral ettevõtete suurusest ja tegevusalast. Suurematel ettevõtetel on palju suuremal määral paberkandjal olevaid kuludokumente.“