Tutvu finantsjuhtimise maailma parima praktikaga. 1. osa - üldine töökorraldus

Alustame üldisest finantsosakonna töö korraldusest, järgmistes osades tulevad vaatluse alla ostuarvete protsess, müügiarvete protsess, eelarvestamine, aruandlus, investeeringute hindamine ja finantseerimine, käibekapitali juhtimine.

Maailma parim praktika üldises finantsosakonna töö korralduses on:

1.1 Finantsosakonna kulu on <1% käibest

1.2 Kuu sulgemine toimub ≤ 3 tööpäevaga

1.3 Finantstiimi arendus ja muutuste juhtimine on süsteemne

1.4 Kontoplaan ja raamatupidamine on lean-põhimõtetel lihtsustatud

1.5 Kasutusel on kaasaegne finantstehnoloogia ja AI

Finantsosakonna kulude hulka kuuluvad töötajate palgafond, sisseostetud teenused, osakonna kontorikulud, finantsi ja raamatupidamisega seotud IT-kulud (sh majandustarkvara litsentsid ja töövahendid) ning muud jooksvad kulud. Kulude kokkuhoid on eelkõige võimalik kaasaegsete tehnoloogiate juurutamise ja rutiinsete tööprotsesside automatiseerimise kaudu. Samuti on võimalik suurendada olemasolevate ressursside kasutusefektiivsust ning tõsta töötajate ja muude ressursside tootlikkust.

Iga kuu 3. tööpäevaks on tehtud kõik eelmise kuuga seotud raamatupidamislikud toimingud: väljastatud eelmise kuu jooksul müüdud kaupade ja teenuste arved, kokku võetud kuu jooksul tehtud kulutused nii kaupadele kui teenustele. Kulud on kontode ja kulukohtade vahel ära jaotatud, arvestatud on palgad, amortisatsioon, intressikulud jne.

Iga lisapäev, mis kulub kuu sulgemisele, on päev, mis jääb kasutamata analüüsile ja igapäevatöö parendamisele ja efektiivistamisele. Mida kiiremini saavad juhid ülevaate kuu tulemustest, seda aegsamini saavad nad teha vajalikke juhtimisotsuseid.

Finantsosakonna töötajate arendamisse panustatakse järjepidevalt. Tööprotsesside muudatustest teavitatakse süsteemselt, lähtudes heast muutuste juhtimise praktikast. Finantsosakond korraldab regulaarselt terve päeva kestvaid tiimiüritusi väljaspool tavapärast töökeskkonda. Ürituste eesmärk on koolituste ja arutelude kaudu vaadata üle tulemused, seada uusi sihte ning suurendada tiimiliikmete teadlikkust ja kaasatust ühiste eesmärkide saavutamisel.

Lean-raamatupidamises on kontoplaan lühike ja optimeeritud. David Parmenteri järgi võiks kasumiaruande kontode arv jääda 50-60 piirimaile ning igal kontol peaks olema vähemalt 2% kogukuludest või -tuludest. Detailne analüüs toimub kulukohtade ja muude analüütiliste tunnuste kaudu, mis toetab selget ja tõhusat juhtimisaruandlust.

Finantsosakond kasutab maksimaalselt ERP-süsteemi funktsionaalsusi ning on rakendanud kaasaegseid lisalahendusi eelarvestamiseks, analüütikaks, ostuarvete menetlemiseks ja töölähetuste raporteerimiseks. AI ehk tehisintellekti ja teiste nutikate lahenduste abil vähendatakse käsitööd, parandatakse andmete kvaliteeti ning kiirendatakse analüüsi ja aruandlust. Valitud tehnoloogiad suurendavad igapäevase töö tõhusust ning toetavad finantsosakonna rolli äriliste otsuste sisulise partnerina.