Autor: Sander Aasna • 9. märts 2018

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Informatsiooni hallatakse ja menetletakse tänapäeval eelkõige arvutite ja infosüsteemide abil. Loomulikult ei saa me veel öelda, et oleme täiel määral digitaalühiskonda jõudnud, sest on jätkuvalt kohti, kus asjaajamine on paberil. Miks?

Põhjuseid on mitmeid: digitaalsele lahendusele üleminek ei pruugi olla majanduslikult mõistlik, takistavad harjumused – oleme alati nii teinud – või ei ole leitud mõistlikku elektroonilist lahendust, mis kataks kõik vajadused ning oleks piisavalt lihtne ja lisaväärtust loov.

18 miljardi eest paberarveid

Arveldusmaailma sisse vaadates näeme, et olukord ei ole kiita. Hinnanguliselt on maailmas 500 miljardit arvet aastas, mida osapooled omavahel vahetavad. Kogu sellest mahust on mingil elektroonilisel kujul vaid kümnendik! Mida see tähendab? Tohutu raiskamine, ükskõik, mis nurga alt vaadata:

– keskkonnamõju: ühe paberilehe tootmine produtseerib 4 grammi CO2;

See tähendab, et iga aasta lendab paberarvete tõttu õhku ca 1,8 miljonit tonni CO2. Vaadates kogu aasta CO2 emissiooni maailmas, mis on 40 miljardit tonni, on see muidugi väike osa, kuid siiski näiteks sama suurusjärk, mida genereerib aastas 300 000 sisepõlemismootoriga autot. Kogu selle CO2 tarbimiseks on vaja 85 tuhandelist puude armeed, mis selle CO2 ühe aastaga töödelda suudab. Kuid paberi tootmiseks, mille peale arveid trükitakse, raiutakse iga aasta maha 6 miljonit puud.

– majanduslikud mõjud: kuna globaalsel tasemel puutuvad ettevõtted, asutused ja eraisikud 90% juhtudest kokku paberarvega, mida nad tegelikult ei vaja, võib väita, et raiskame aastas ca 18 miljardit eurot.

See on pea kaks Eesti aasta riigieelarvet! See oleks sama, kui telliksime kaks aastat kogu riigieelarve eest ainult paberit. Raiskamine seisneb tööaja, füüsilise transpordi ja teiste tegevuste ebaefektiivses kasutamises, sest lõpuks peab see informatsioon paberilt jõudma uuesti masinloetaval kujul infosüsteemi. Sest raamatupidamist ei tee ilmselt keegi enam paberi peal.

Tuleme nüüd Eestimaa peale tagasi. Eestis on masinloetava informatsiooni osakaal märkimisväärselt parem kui keskmiselt maailmas. Nii ka e-arvelduses, kus hinnanguliselt ca 30% kõikidest arvetest on masinloetavad andmekogud, mis liiguvad ühest süsteemist teise asjatult ressurssi kulutamata. Selle osakaaluga ei saa loomulikult rahul olla. 

Ettevõtte jaoks on PDF või paberarvete menetlemine ebaefektiivne. See tähendab seda, et näiteks ühe ostuarvega tegeletakse keskmiselt pool tundi rohkem, kui tegelikult võiks. Keskmise palga järgi arvestades raiskate ühe arve menetlemisega ca 5 eurot. Aga ettevõttele ei saabu ju üks arve, vaid rohkem. Selle 30 minuti tööajaga saaks teie kolleeg teha hoopistükkis väärtustloovamaid, põnevamaid asju, mille tulemusena see 5 eurot ei oleks kulu, vaid investeering, mis tooks ettevõttesse lõpuks rohkem tagasi. 

E-arve ja digitaalse töövoo abil on võimalik oma ettevõte muuta efektiivsemaks, läbipaistvamaks ja tõsta töötajate motivatsiooni, sest nad ei pea päevast päeva tegelema rutiinse andmesisestuse ja kinnitamise protsessiga. 

Reaalaja majanduse suunas

E-arvete saatmine, vastuvõtmine, konteerimise ja kinnitusringide automatiseerimine, digitaalne arhiiv ning elektroonilised kviitungid ja kuluaruanded on alles algus. Suuremas plaanis räägime reaalaja majandusest (real-time economy), mis aina enam meie igapäevaellu tungib.

Kuid mis asi see reaalaja majandus õigupoolest on? RTE on lihtsustatult öeldes keskkond, kus kõik tehingud ja infovahetus toimub digitaalselt, masinloetavalt reaalajas nende toimumise hetkel, olles maksimaalselt automatiseeritud. 

Juba täna oleme selles suunas ka Eestis liikumas. Suuremad initsiatiivid on näiteks aruandlus 3.0, raamatupidamine 3.0, e-kviitungid, EDI, EU digitaalne ühisturg, EiDAS, Single Window ja eelmainitud e-arveldus. Kuidas aga kõik need initsiatiivid ning tehnoloogilised trendid, näiteks tehisintellekt, muudavad meie igapäevaelu ja finantsprotsesse? Sellest juba lähemalt Pärnu Finantskonverentsil.

Sander Aasna esineb Pärnu Finantskonverentsil

12.-13. aprillil Pärnu Kontserdimajas