Usaldusväärne raamatupidamisteenus on ettevõtte jaoks kui tugev vundament

Just see teadmine teeb raamatupidamispartneri valiku kriitiliseks. Hea partner on olemas ka keerulistel aegadel ja veelgi enam: ta on valmis mõtlema kaasa, aitama kasvada ning kohaneda kiirelt muutuvas keskkonnas. Raamatupidamisteenuse sisseostmine on ettevõttele üks olulisemaid otsuseid, sest õigesti valitud partner aitab rahulikult keskenduda põhitegevusele, kuid valedel alustel tehtud valik, näiteks odavaim teenusepakkuja, võib tuua kaasa lisakulusid, ebameeldivusi ja halvemal juhul ka juriidilisi probleeme.

Numeri alustas tegevust aastal 1992 ja tänaseks on ettevõte kasvanud Baltikumi üheks tugevamaks finants- ja palgateenuse pakkujaks, millel on kokku üle 160 töötaja, neist 60 Eestis. „33 aastat tegevust ei sünni niisama. Meil on kliente, kes on olnud meiega üle 20 aasta. Ja töötajaid, kes on mitukümmend aastat oma püsiklientidele raamatupidamist teinud,” kirjeldab Kaunis. „See näitab, et oleme midagi õigesti teinud.“

Numeri tugevused on paindlikkus, rahvusvaheline haare ja töötamine üle mitme riigi ühe ettevõttena. „Kui kliendi äri laieneb või muudab tegevust, kohandub ka teenus. Soovite minna üle uuele tarkvarale? Vajate kord nädalas raamatupidaja füüsilist kohalolekut kontoris või vajate nii pearaamatupidajat kui ka täiendavaid spetsialiste? Meie teenus pakub just seda, mida parasjagu kliendil tarvis on. Lisaks sellele, et meie raamatupidajad toetavad üksteist, on majas olemas maksunõustajad, juristid, auditi taustaga inimesed ja lisaks on kogu Numeri meeskond laialdaste tarkvara teadmiste ning oskustega, kes vajadusel nõu ja jõuga aitavad.”

Korrektne raamatupidamine eeldab tugevaid partnereid ja head kommunikatsiooni. „Kui kommunikatsioon ja kokkulepped partnerite vahel ei toimi, siis on probleemid kerged tulema - segadus ja ebatäpsus raamatupidamises, hilinenud aruanded, maksuameti päringud jne,” toob Kaunis näiteid. Tema sõnul on ka see risk, kui panna kogu ettevõtte raamatupidamine vaid ühe inimese õlule. „Mis saab siis, kui ta läheb puhkama, jääb haigeks või lahkub? Oleme näinud olukordi, kus ettevõtjad on äkki hädas ja keegi raamatupidamisega ei tegele. Numeri on suutnud ka majaväliselt nendele ettevõtetele appi minna, rääkimata juhtudest, kui on tekkinud vajadus majasiseselt olukordadele kiiresti reageerida. Meil on palju töötajaid, väljakujunenud süsteemid ja protsessid, et olla valmis igas olukorras. Hea partner toimib nagu varugeneraator – kõik olulised funktsioonid töötavad, sõltumata olukorrast.”

Hea partnerlus ei sünni automaatselt. See nõuab aega, suhtlust ja vastastikust mõistmist. Numeri ei pea vajalikuks luua raamatupidaja ja kliendi vahele vahendajaid ning usutakse, et inimesed tahavad rääkida inimeste, mitte robotitega. Numeril on kliente, kelle puhul on kokkulepe, et raamatupidaja käib kokkulepitud aegadel ka kliendi kontoris kohapeal. See aitab usalduse loomisele palju kaasa.

Areng peab toimuma pidevalt ka raamatupidamisbüroos endas. Koroonaaeg sundis näiteks paljusid ettevõtteid digihüppele ning ka Numeri muutus just sel perioodil 99,9% ulatuses paberivabaks. See andis teadmised, kuidas aidata oma kliente samuti digitaalseks muutumisel. Täiemahulise Vene-Ukraina sõja mõju on aga õpetanud tähelepanelikkust ja selgeid põhimõtteid: tehingute jälgimine, klientide tundmine ja vajadusel lepingute lõpetamine. Viimast näiteks juhtudel, kus on näha, et kontodel toimuvad tehingud ei ole tavapärased ning klient neid ei põhjenda.

Kaunis lisab, et tähtis on ka see, et raamatupidamisbüroo ei võtaks asju isiklikult. „Vahel ikka juhtub, et klient soovib mingil põhjusel lepingut lõpetada. Me ei taha enda käes hoida kliendi andmeid ega andmebaase, vaid anname kõik alati korrektselt üle, et uuel raamatupidajal oleks hea asjad üle võtta. Lähtume sellest, kuidas oleks ka meil hea kellegi teise tööd jätkata. Lisaks võib juhtuda, et hetkel lepingust lahkuv partner on mõne aasta pärast meie juures tagasi.”

Numeri ütleb harva kliendile „ei“ tarkvara tõttu.„Iga meie raamatupidaja töötab korraga 5–6 erineva äritarkvaraga. Eesti on digiriik ja siin ei üllata meid enam miski,“ ütleb Kaunis. Ent lisaks on oluline, et kõik süsteemid suhtleksid omavahel ja jagasid infot: raamatupidamine, ladu, ost-müük, e-pood, pangad, maksuamet jne. Numeri aitab need süsteemid omavahel suhtlema panna.

Samuti ei tekita kartust tehisintellekt. „AI on tulnud, et jääda ja olla täiendav väärtus tööprotsessis. Hetkel on AI küll pigem kolmas osapool. Väga hea on AI-d kasutada tekstitöötluses, kui on tarvis muuta tekste – ka võõrkeeles – selgemaks ja loetavamaks. Digiteerimistarkvarades on juba AI olemas ja seal on näeme selgelt tema väärtust tööprotsessis. Siiski peab olema AI osas kriitiline kuna ka tema teeb hulgaliselt vigu. Aga abiks on ta meie töös kindlasti.”

Kaunis nendib, et nemad ei pelga raamatupidaja ameti kadumist. „Ajaloole mõeldes ei ole meil küll enam arveametnikke, ent töö kui selline on ju endiselt olemas. Ka raamatupidaja amet tõenäoliselt muutub ning temast saab finantsprotsesside juht, kes jälgib, suunab ja kontrollib andmete takistusteta liikumist, tunneb samal ajal hästi finantsarvestuse ja aruandluse põhimõtted ning orienteerub hästi nii kohalikes kui ka rahvusvahelistes maksuküsimustes. Meie raamatupidajad otsivad pidevalt tõhusamaid võimalusi tarkvara võimaluste kasutamiseks. Numbrid puutuvad kokku kõige ja kõigiga ning selleks, et raamatupidamine oleks täiesti digitaalne, peab kogu info liikuma ideaalis digitaalselt punktist A punkti B.”

Teenusepakkuja vahetamine ei toimu üleöö ja Kaunis toonitab seda mitte liiga kergekäeliselt ette võtma. „Kiputakse arvama, et täna kirjutan lepingule alla ja homme kõik töötab. Tegelikult võtab üleminek 3–6 kuud. Mõelge eelkõige, miks üldse soovite raamatupidajat vahetada, mis on rahulolematuse põhjuseks? Ehk ei toimi koostöö lihtsalt seetõttu, et kommunikatsioon on puudulik? Rääkige omavahel ja kui on näha, et ühisosa tõesti puudub või raamatupidaja seisab arengule vastu, tasub pöörduda info ja pakkumise saamiseks teiste poole.”

Enne otsuse tegemist on mõistlik uurida turgu, küsida pakkumisi ja neid võrrelda. „Ent ärge kiirustage. Lubage uuel partneril sisse elada ja tehke koostööd – see on investeering, mis tasub ennast ära,” selgitab Kaunis. „Raamatupidaja töö pole lihtsalt numbreid sisestada. Meie töö on mõista, kuidas ettevõte elab ja kasvab. Numeri kliendid tulevad eri riikidest, on eri kultuuri ja ootustega, aga meil on kogemus, süsteemid ja meeskond, et nende ootustele vastata.”

Tema sõnul on kõige inspireerivamad õnnestumised, kus mõlemad osapooled mõtlevad kaasa, on avatud ja võtavad vastutuse. „Samas on kõige õpetlikumad ebaõnnestumised, sest need aitavad näha, mida järgmine kord paremini teha. Meie raamatupidajad ei karda uusi väljakutseid, uusi sektoreid ega tarkvarasid. Kuid alati peab arvestama, et heaks koostööks peavad mõlemad pooled tahtma panustada, kuulata ja kaasa mõelda. Ainult nii sünnib midagi, mille üle saab hiljem koos uhkust tunda!”