Tarkvararobootika ja tööprotsesside automatiseerimine – millal see läbimurde saavutab?

Nii era- kui ka avalik sektor peaks hindama ja arvestama paari põhielementi, et otsustada, millist tehnoloogiat organisatsioon peaks tulemuslikkuse tõstmiseks rakendama. Miks siis peetakse RPAd üheks võtmelahenduseks rutiinsete ülesannete lahendamise optimeerimisel?

RPA on tavapäraste äriprotsesside automatiseerimine tarkvararobotite abil, mis täidavad ülesandeid automaatselt. Peamine erinevus RPA ja tavapärase tarkvara vahel on see, et RPA toimib ainult kasutajakeskkonnas ilma igasuguse integratsioonita eri infosüsteemide vahel, mistõttu see ei mõjuta teisi juba eksisteerivaid infosüsteeme. Põhimõtteliselt on RPA nagu täiendav allhanketööjõud, mis keskendub ainult rutiinsete ülesannete lahendamisele ja vabastab seeläbi ettevõtte töötajad kõrgema väärtusega ülesannete jaoks.

Organisatsioonidel üldjuhul ei ole täielikult integreeritud protsesse või infosüsteeme, mistõttu süsteemide täiendamine ja muutmine kestab tavaliselt kaua ning toob kaasa suuri kulutusi. See sunnib ettevõtte personali paratamatult kulutama veelgi rohkem aega nende muudatuste rakendamiseks.

Lihtne näide RPA-lahendusest on puhkuse taotlusvorm. Mitteautomaatses töökohas peab töötaja, kes soovib puhkusele minna, täitma vormi, allkirjastama selle, saama juhilt nõusoleku ja saatma taotlusvormi raamatupidamisosakonnale. Seejärel sisestab raamatupidaja informatsiooni taotlusvormist sisemisse süsteemi, vajaduse korral luuakse ka pangaühendus ja makstakse puhkusetasu. Kui selliseid taotlusi on organisatsioonis üle tuhande, peab raamatupidaja kulutama sellele tööle keskmiselt rohkem kui kuu oma tööajast. See on tüütu ja aeganõudev protsess, mille saab robotile delegeerida.

Kasvav ettevõte kogeb rutiinse käsitsi tehtava töö mahu suurenemist, eriti kui ettevõtte infosüsteemid on oma elutsükli keskel või juba sellest üle. Muutuva äritegevuse tõttu ei suuda infosüsteemid tavaliselt vajadustega sammu pidada, mistõttu töötajad teostavad suure osa uutest protsessidest käsitsi. See põhjustab inimlike vigade arvu suurenemist, mida RPA aitab lahendada.

Kui ülesandel on etteantud kriteeriumid ja kasutatavad andmed on selgelt määratletud, võib automaatne robot olla nende rutiinsete ülesannetega tegelemiseks tunduvalt parem. Ainus eeltingimus, et RPA saaks ülesande lahendada, on otsuste maatriks ning selles sisalduva protsessi ja otsuste hästi defineeritud kirjeldus. RPA suudab kontrollida talle määratud ülesandeid ning oluliselt vähendada käsitsitöö mahtu ja inimlikke vigu, mis sageli nende ülesannete täitmisel tekivad.

Tulenevalt asjaolust, et RPAle on antud konkreetsed juhised, kuidas ülesandeid täita, aitavad need kaasa ka reeglite järgimisele ja kontrollmehhanismide rakendamisele organisatsioonis. Näiteks lähetusaruanded, mida tuleb täita seaduste ja sise-eeskirjade kohaselt ning mis peavad sisaldama kõiki nõutavaid kooskõlastusi. Kui kasutate RPAd lähetuste taotlemise ja heakskiitmise automatiseerimiseks, eemaldate palju käsitsi tehtud ja aeganõudvat tööd ning lisaväärtusena vähendate märgatavalt vigade sagedust. RPA võimalikke kasutusalasid on väga palju – näidetena võib välja tuua finantsandmete üleslaadimise raamatupidamissüsteemidesse, klienditellimuste ja saatelehtede töötlemise, kõnekeskuse infotöötluse ja kliendi onboarding-taustakontrolli. Samuti on oluline märkida, et RPA võib olla kasulik ka koolituskulude vähendamisel, sest ettevõtte töötajad ei vaja enam koolitust rutiinsete tegevuste teostamiseks.

kiire rakendamine. RPAd saab protsessi juurutada kiiremini kui uut töötajat palgata. Roboti loomine, katsetamine ja käivitamine võtab tavaliselt vaid ligikaudu kuu aega;

kiire tasuvus. Investeeringutasuvus arvutatakse täpselt välja ja tavapäraselt saavutatakse investeeringu tasuvuspunkt juba paari kuuga. RPA hind algab tuhandest eurost, aga kulud võivad väheneda kuni 80%;

kiire laienemine. RPA võib aidata lahendada töökoormuse hooajalise kõikumisega seotud probleeme. Näiteks kuu- või kvartaliaruandluse loomine ja konsolideerimine erinevate süsteemide andmete abil;

tegevuste jälgitavus. Roboti igat sammu saab jälgida, seega on RPA tegevust lihtne kontrollida;

vähem inimlikke vigu. RPA rakendab protsessi läbiviimiseks rangeid juhiseid, seega ei jäeta ühtegi sammu vahele ja inimliku vea risk eemaldatakse;

uued automatiseerimisvõimalused. RPA täiendab juba kasutusel olevaid automatiseerimisvahendeid ning avab uusi võimalusi protsesse optimeerida.

Võrreldes läänemaailmaga on Baltikum robot-automatiseerimisega seotud edusammudes teistest riikidest maha jäänud. Alles nüüd on suured korporatsioonid hakanud RPA-lahendusi ja nende kasutamise võimalikke eeliseid uurima. Leedu, Läti ja Eesti suurimad teenuskeskused (Shared Service Centers) võiksid olla teistele heaks eeskujuks, sest neil on juba komplekteeritud RPA-meeskonnad ning nad on suutnud automatiseerida paljusid protsesse.

Kokkuvõttes on RPA üks protsesside automatiseerimise lahendusi. RPA suudab osaliselt asendada traditsiooniliste süsteemide laiendamise ja integreerimise vajaduse ning tal on mitmeid eeliseid. RPA avab tee tehisintellekti kasutuselevõtuks.

Autorid: Audrius Leipus, PwC Leedu nõustamistiimi juht; Kaarel Koosapoeg, PwC Eesti vanemkonsultant