Kuidas hoida kokku 80% oma tööajast?

Mõned aastad tagasi, kui töötasin analüütikuna ja puutusin kokku suures mahus andmetega, oli minu igapäevaseks tööülesandeks mitmesuguste raportite koostamine ja andmete analüüs kõige väiksemate detailideni, kirjutab Stig Granlund.

Stig Granlund, Power BI lahenduste juhtekspert turu-uuringute valdkonnas, koolitaja  Foto: erakogu

Tegelikult ma iga kord nende pisikeste detailideni ei jõudnud – sellel lihtsal põhjusel, et enamiku ajast tegin ma raporteid ja ei jõudnudki analüüsini. Sellega kaasnesid pikemad tööpäevad, sest kui ma lõpuks numbrid kokku ja tabelid jooksma sain, oli tööpäev juba lõppenud ja teised koju läinud. Minul aga algas umbes paaritunnine analüüsimaraton. Lõpuks väsitab selline asi ära ning tekib igavus ja süveneb ajapuudus.

Mul oli tekkinud kaks probleemi. Esiteks, kuidas lahendan ära rutiinse töö, ja teiseks, kuidas lahendan ära kõiksugused ad-hoc ülesanded? Analüütikuna võib töö nädalast nädalasse olla veidi erinev ja lahendada tuleb ülesandeid, mis ei pruugi kunagi korduda. Samas on piisavalt koormav ka rutiinne töö, kui seda on nii palju, et sellele on vaja kulutada üle poole aja nädalast. Meil oli ettevõttes tarkvaralahendusi nii palju, et IT-osakonnas ei osatud neid alati kokku lugedagi ja käimas olid küll erinevad BI projektid, aga samal ajal kui andmeaida lahendused alles valmisid, oli ju vaja see töö ikkagi ära teha.

Tegin otsuse, et proovin lahendada ühe poole tööst Exceli ja Power Query abil ning teise poole Power BI abil. Ja see õnnestuski. Tegelikult asja lõpplahendus enam pärast nii keeruline ei tundunudki. Kuna ettevõtte majandustarkvarade vahel puudus integratsioon ja andmeladu, siis leppisin sellega, et loon ise endale ettevõtte võrgukettale eri allikatest lokaalse andmelao. Selleks koondasin kõik data, mille sain tootmisüksustelt või millele oli mul endal ligipääs. Siin oli abimeheks Power Query, mis lubas ilma programmeerimisoskuseta teha päringuid mis tahes failitüübile või süsteemile. Andmete mudeldamise ja mõõdikute juures aitas mind Excelis selline tööriist nagu Power Pivot ja tulemuseks olid poolautomatiseeritud raportid, mille sisu jooksis enamikule tuttavates Pivot-tabelites ja -diagrammides.

Asja võlu oli see, et kui ma korra olin valmis saanud andmete ettevalmistamise ja arvutamise lahendused, siis piisas mul vaid info õigesse kausta salvestada ja värskendusnuppu vajutada ning mõne minuti pärast olid failid uuendatud ja kõik osakonnad said omale värsked raportid.

Valmis mudeleid sain integreerida ka Power BI programmis, sest Exceli ja Power BI integratsioon lubab kõik ühelt teisele üle kanda. Power BI on Excelist veelgi võimekam programm ja see lubas mul lahendada kenasti kõik ad-hoc küsimused ning lahendustele sai juurde visualiseerida ka ilusad raportid, et tulemust kinnitada.

Heurekast ei julgenud algul rääkidagi

Ma avastasin, et olin säästnud 4 päeva nädalast ehk ma lahendasin 80% oma tööajast ära eespool kirjeldatud protseduuriga. Varem mahtus selle nelja päeva sisse ka umbes 12+ tundi Excelis arvuti arvutusaega, kuid tänu Power Pivoti ja Power BI tehnoloogiale muutus see aeg kõigest mõne minuti pikkuseks.

Alguses tegelikult ei julgenud ma kohe välja hüüda, et heureka, ma avastasin uue asja. Võttis ikka paar nädalat, et veenduda, et see kõik tõsi on. Hiljem polnudki enam nii oluline, mida ma omal käel olin saavutanud, vaid see, et mul oli võimalus vabanenud nelja päevaga teha tööl olulisi asju ja ma ei pidanud enam kontoris kauem olema. Minu töö sai justkui uue alguse ja see oli hea tunne.

Stig on ka mainitud programmide koolitaja. Praegu saab end registreerida järgmistele koolitustele:

Andmete analüüs ja visualiseerimine Excelis

Power BI

Power Query

Power BI DAX keel

(Kõiki võimalikke kuupäevi näete nende lehekülgede alaosas.)

Jaga lugu:
FINANTSUUDISTE UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad finantsteemalised uudised igal nädalal enda postkasti.

Finantsuudised.ee toetajad:

Bret Metsküla
Bret MetskülaFinantsuudised.ee juhtTel: 58 117 860
Rain Jüristo
Rain JüristoReklaamimüügi projektijuhtTel: 6670 077