EY soovitab: 10 sammu edukaks palgaarvestuseks välismaale laienevatele ettevõtetele

Üha enam laienevad edukad Eesti ettevõtted väljapoole Eestit ning asutavad välisriikides, nii Euroopas kui mujal maailmas, tütarettevõtteid ja esindusi. Rahvusvahelisi tööjõumudeleid on erinevaid: kui mõni ettevõte palkab uuel turul töötajaid otse, siis teised ettevõtted otsustavad kasutada kohalikke teenusepakkujaid ja eksperte. Sõltumata valitud lähenemisest tähendab töötajate palkamine väljaspool Eestit seda, et ettevõte peab paratamatult arvestama mitme riigi töö-, maksu- ja aruandlusnõuetega.

Mitme riigi ülese palgaarvestuse lahenduse juurutamine on sageli keerukas, sest erinevad nii töökorraldus kui ka andmekaitse- ja turvanõuded. Kui lisada juurde suhtlusbarjäärid, ajavööndid ja kultuurilised eripärad, kasvab ettevõtete vajadus läbimõeldud, hästi planeeritud ja tõendatud toimivate lahenduste ning usaldusväärsete partnerite järele.

Palgaarvestuse projektid võivad samuti hõlmata märkimisväärseid riske: kui protsessid ja vastutused jäävad alguses paika panemata, võivad tekkida vead ja viivitused ning kasvab seaduse nõuetele mittevastavuse oht. Kuna palgaarvestuse täpsus ja sujuvus on kriitilise tähtsusega nii ettevõtte finantsjuhtimise kui ka tööandja maine seisukohalt, tasub kaaluda 10 võtmesammu järgimist, mis aitavad hoida palgaarvestuse kontrollitavana ja tagada sujuva toimimise ka mitmes riigis.

Mitme riigi palgaarvestuse projekti edu eelduseks on täpselt sõnastatud eesmärgid. Pange paika nii kontrollpunktidena toimivad lühiajalised eesmärgid kui ka tervikpilti hoidvad pikaajalised sihid. Samuti tuleb varakult läbi mõelda, kuidas sobituvad üleilmsed süsteemid kohalike eripäradega, näiteks millistes riikides saab protsesse ühtlustada ja kus tuleb seadustest tulenevalt teha erandeid. Selle etapi tulemusena peaksid olema selgelt sõnastatud ootused, määratletud tulemused ja paika seatud realistlik ajakava.

Sageli ei teki piiriülestes projektides vead mitte oskuste puudumisest, vaid infolünkadest ning kehvasti juhitud ootustest. Seetõttu tuleb hoida regulaarset ja läbipaistvat suhtlust nii Teie teenusepakkuja, ettevõtte juhtkonna kui ka sisemiste tiimidega. Hästi toimiv koostöö tähendab, et ükski osapool ei hoia olulist teavet asjatult kinni ning probleemide tekkimisel otsitakse ühiselt lahendusi, mitte süüdlasi. Süsteemne kommunikatsioon toetab koostööd ja vähendab vigade riski.

Isegi siis, kui kasutate kogenud teenusepakkujat, jääb korrektse palgaarvestuse eest vastutama ettevõte ise. Teenusepakkuja aitab orienteeruda kohalikus praktikas, kuid ettevõttel peab olema vähemalt baastasemel ülevaade iga riigi tööõiguse, maksustamise ja aruandluse nõuetest, sest palgaarvestus on üks enam kontrollitavaid valdkondi. Mida varem riskikohti kaardistada, seda väiksem on tõenäosus, et probleemid ilmnevad alles siis, kui palgaarvestus on juba töös.

Teenusepakkuja valik määrab sageli, kas mitme riigi palgaarvestus on ettevõtte jaoks selgelt juhitav teenus või muutub see pidevaks probleemide lahendamiseks. Valige partner, kellel on sihtriigis tõendatud kogemus. Veenduge, et teenusepakkujal on selge rollijaotus, asendatavus, kvaliteedikontroll ja suutlikkus juhtida mitut riiki ühtsete põhimõtete järgi. Kindlasti tuleks sõlmida teenustasemeleping (SLA), mis määrab lisaks tähtaegadele ka reageerimiskiiruse, vigade parandamise korra ning vastutuse piirid.