Uudised Krista Teearu, ettevõtja ja raamatupidamisbüroo juht

Milleks üldse raamatupidajat vaja?

Ettevõtja ja finantsist Krista Teearuup
Ettevõtja ja finantsist Krista TeearuupFoto: erakogu

Paljud alustavad ettevõtjad proovivad esialgu oma raamatupidamisega ise hakkama saada, nagu ka kõigi muude ülesannetega. Tavakasutajale sobivate veebipõhiste raamatupidamisprogrammide abiga on see väikeses mahus täiesti võimalik. Enamus väikefirmasid otsib endale raamatupidaja alles siis, kui oma jõud enam üle ei käi.

Võibolla ei saa sa enam aru, kuhu raha kaob, võibolla ei rahulda olemasolev tarkvara enam su vajadusi, või on sul vaja pangast laenu saada ja pank nõuab korralikke finantsaruandeid … või oled sa lihtsalt ratsionaalne inimene ja leiad, et sa saad oma aega kasulikumalt rakendada.

Hea raamatupidaja saab sind aidata maksude planeerimisega, eelarve koostamisega, pikemaajalise planeerimisega … olla põhimõtteliselt sulle su ärinõustajaks. Raamatupidaja on sulle sobivaks tasakaalustajaks, keegi kel on teistsugune kogemus ja kes saab aidata sul vaadata asju finantsperspektiivist.

Kuidas raamatupidajat leida?

Küsi soovitusi oma sõpradelt, kolleegidelt, äripartneritelt. Suust-suhu leviv soovitus on enamasti kõige adekvaatsem infoallikas. Ega sa omale arsti ju ka ajalehereklaami peale ei vali.

7 aspekti, mida raamatupidaja valikul hinnata

1. Usaldusväärsus. Erakordselt tähtis on, et sa saaksid usaldada oma raamatupidaja kompetentsust, tähtaegadest ja lubadustest kinnipidamist ja diskreetsust. Ebausaldusväärse raamatupidaja peale ei ole mõtet oma aega kulutada.

2. Suurus. On olemas nii üksikettevõtjaid, mõnekümne raamatupidajaga raamatupidamisbüroosid kui suuri rahvusvahelisi kette. Valik sõltub sinu vajadustest.

Väikesel alustaval ettevõtjal on oluline, et kõik vajalik oleks tehtud ja oleks võimalik personaalselt kellegagi suhelda. Talle ilmselt on parimaks variandiks üksi toimetav teenuseosutaja või pisike büroo, kus sinu raamatupidaja suhtub sinusse hoolitsevalt, annab probleemidest kiiresti teada ja mõtleb sinuga kaasa. Enamasti on see ka kõige soodsam variant. See, et puhkuseasendajat ei ole või raamatupidaja ei tea kõik finants-finesse, ei ole ilmselt üldse oluline.

Suuremal ettevõtjal on oluline, et andmed oleksid operatiivselt sisestatud ja teenus oleks alati tagatud (nt oleks olemas asendus ka raamatupidaja puhkuse või haiguse ajaks), et saaks tellida lisateenuseid vastavalt vajadusele (nt eelarve koostamist, nõustamist, aruandlust). Sellisel juhul on ilmselt veidi suurem büroo parem variant.

3. Hind. Osad raamatupidamisfirmad küsivad tunnipõhist tasu, osad arvestavad kokku kannete arvu ja osad kasutavad kokkuleppelist tunnitasu. Ja osad nende kombinatsiooni. Osadel on aastaaruanne kuutasu sisse arvestatud, enamus küsib selle eest eraldi tasu. Kindlasti uuri täpselt järele, kui palju sul aastas kokku raha kuluma hakkab. Ja siis kaalu, mida sa selle hinna eest saad. Odavaim lahendus ei pruugi sugugi alati parim valik olla.

4. Kompetentsus. Hinda hoolikalt, kas raamatupidajal on sinu ettevõtte jaoks piisavalt teadmisi ja oskusi. Samas kui su äritegevus on väga lihtne ja arusaadav, siis pole mõtet kõrgemat hinda maksta.

5. Suhtlemise mugavus. Raamatupidajast ei pea saama sinu uus parim sõber, aga sa pead siiski olema kindel, et sinu raamatupidaja sulle inimesena sobib, siis on ka suhtlus efektiivsem. Kui kaalud suurema büroo valimist, küsi alati üle, kes hakkab sinuga reaalselt tegelema.

6. Suhtlusvahendid ja kiirus. Kaasaegsem raamatupidamisfirma eelistab tavaliselt kiiret ja pidevat skaibi-meili-suhtlust, paberitega kodus töötav raamatupidaja eelistab kord kuus kohtumist kohvikus või kliendi juures.

7. Sinu valdkonna või sarnase valdkonna kogemus. Mõned raamatupidajad tegelevad peamiselt jaekaubandusega, teised mittetulundusühingutega, kolmandatel on oma spetsiifika.

5 soovitust sellest ärisuhtest parima väärtuse saamiseks

1. Mõistlik on fikseerida kokkulepe hinna ja teenuste sisu osas lepingus, see tagab edaspidiste arusaamatuste vältimise.

2. Sinu ja su raamatupidaja vahelise suhtluse kvaliteet sõltub palju ka sinust endast. Ära anna raamatupidajale kotti või karpi tšekkidega. Mida paremini oled sa oma dokumentide eest hoolitsenud, seda kiiremini saab raamatupidaja oma töö tehtud ja seda odavam on lõpuks sinu tasu.

3. Kui sa kaupled hindade üle liiga ägedalt, võid saada küll allahindlust, aga sa pole enam kunagi tema lemmikklientide hulgas. Keskendu pigem suurema väärtuse saamisele.

4. Kui sinult küsitakse lisaküsimusi või materjale, anna palun oma selgitused kiiresti. Arvesta, et ka kuutasu või kandepõhist arvestust kasutavad raamatupidajad jälgivad sinu peale kulutatud aega ja kui see on oodatust palju suurem, siis küsivad nad varsti sinult kõrgemat tasu.

5. Hea praktika on koos raamatupidajaga vahel oma numbrid üle vaadata. Raamatupidaja saab soovitada, kust sa saaksid kulusid kokku hoida, samuti kuulata sinu äriarendamise plaane ning neid oma vaatevinklist hinnata. Enamasti on sellele kohtumisele kulutatud aeg ja raha seda igati väärt.

Kuidas raamatupidajat vahetada?

Kui su valik oli vale, siis alati on võimalik raamatupidajat vahetada. Sa ei ole elu lõpuni ühe teenusepakkuja külge kinni seotud.

Raamatupidaja vahetamiseks tuleb:

1) leida uus raamatupidaja ja temaga tingimustes kokku leppida.

2) teatada eelmisele raamatupidajale, et soovid x kuupäevast temaga lepingu lõpetada. Kuupäev võiks olla kuu lõpu kuupäev.

3) leppida kokku, et eelmine raamatupidaja lõpetab viimase kuu arvestuse ja annab sulle üle:

• kõik tema käes olnud dokumendid – dokumentide säilitamine on juhatuse kohustus, sa pead alles hoidma viimase seitsme aasta dokumendid;

• detailsed kontosaldod ja bilansisaldode koostised kokkulepitud kuupäeva seisuga – see on vajalik uuele raamatupidajale algsaldodeks;

• võimalusel raamatupidamisprogrammi eksportfail (näiteks Hansa), kust vajadusel saab eelmiste perioodide andmed kätte. Kui ei, siis vähemalt 7 aasta väljavõtted pdf-formaadis.

• jooksva ja eelmise aasta kohta kindlasti ka kontoväljavõtted (pearaamat), see juba kasvõi aastaaruande koostamiseks vajalik.

Kui mõlemad juhtuvad sama programmi kasutama, eriti veebipõhist raamatupidamisprogrammi, siis on üleminek eriti lihtne.

4) lõpetada ära eelmisele raamatupidajale antud volitused pangas, maksuametis, äriregistris, statistikaametis ning teha uuele raamatupidajale uued volitused.

Raamatupidaja vahetamine on siiski piisavalt tülikas protseduur, suhtu palun valikusse tõsiselt ja püüa endale sobiv lahendus leida.

Allikas: raamatupidaja.ee

Märksõnad
Äripäev http://www.aripaev.ee/img/id-aripaev.svg
28. November 2018, 16:37

Finantsuudised.ee toetajad: