9. mai 2018

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Hammeri sõnul on näiteks raamatupidamise protsesside tõhustamiseks piisavalt võimalusi. See annab häid tulemusi nii ettevõtte kui ka isiklikul tasemel – üks rahvusvaheline uuring näitas, et parimaid meetodeid rakendavates finantsosakondades makstakse töötajatele 25% suuremat palka, aga sellegipoolest on nende tegevuskulud 36% väiksemad.

Paljuski nõuab parimate meetodite rakendamine lihtsamate protsesside automatiseerimist. Hammer viitas uuringule, milles osalenud finantsistid pidasid automatiseerimise takistuseks järgmisi tegureid (nimetanute arvu järjekorras): ajapuudus, oskused, liiga kallis, suutmatus mõtteviisi muuta, liiga keerulised protsessid.

Hammer tõi välja neli valdkonda, kus finantsosakonna tõhusust kõige rohkem parandada saab.

Finantsosakonna üldine töökorraldus

Kõige tõhusamate finantsosakondadega ettevõtteid iseloomustab:

- nad sulgevad kuu vähem kui viie päevaga (vt Hele Hammeri artiklit infolehe eelmisest numbrist);

- sularahaga ei arvelda;

- finantsosakonna kulu on alla 1% käibest;

- paar korda aastas tehakse tiimiväljasõite – õppimise eesmärgil, mitte lõbuks.

Müügiarvete protsess

- saadetakse e-arveid;

Hammeri sõnul saavad inimesed hästi aru e-arvete saamise kasust, sest see lihtsustab ja kiirendab nende tööd. Seevastu e-arvete saatmise kasu selgitada on raskem, sest kasu on kaudsem. Kuid kasu on olemas, toonitas Hammer. Selleks on kiirus ja turvalisus – e-arve jõuab kiiremini kohale ega lähe kaduma, nagu e-postiga saadetud arvetega vahel juhtub või saaja seda väidab. Seega saavad e-arved suurema tõenäosusega ka õigel ajal makstud.

- arved luuakse automaatselt enne kuu lõppu e-kujul;

- tasumata arvete kohta saadetakse automaatselt meeldetuletusi;

- olemas on kliendi iseteenindusportaal, kus kliendid saavad vaadata oma arvete seisu. Sel juhul tülitavad nad finantsosakonna töötajaid oma küsimustega vähem, sest saavad ise vastuse.

Ostuarvete protsess

- üle 30% arvetest saadakse e-arvetena;

Hammeri sõnul on e-arvete käsitlemine kuus korda kiirem paberarvete käsitlemisest ja kolm korda kiirem PDF-arvetest.

- arvete elektrooniline kinnitusring;

- majanduskulude esitamise veebipõhine süsteem;

- ostutellimuste ja arvete automaatne võrdlus;

Hammeri sõnul võib vajadus elektroonilise kinnistusringi järele sellise lahenduse korral üldse ära langeda, sest ostu saabumise, koguse, hinna jms võrdlemine ostutellimusega on kinnituse eest, et kõik on korras.

- hankijate iseteenindusportaal.

Aruandlus

- kasutusel on võtmemõõdikud (KPI-d);

- olemas on pidevalt kättesaadav ärianalüütika portaal;

- Exceli kasutus on minimaalne;

- aruannete koostamine võtab alla 30% tööajast.

Loe näiteks taxify parima praktika kohta siit.

Autor: Villu Zirnask, Finantsjuhtimise Infoleht