Hammeri sõnul on näiteks raamatupidamise protsesside tõhustamiseks piisavalt võimalusi. See annab häid tulemusi nii ettevõtte kui ka isiklikul tasemel – üks rahvusvaheline uuring näitas, et parimaid meetodeid rakendavates finantsosakondades makstakse töötajatele 25% suuremat palka, aga sellegipoolest on nende tegevuskulud 36% väiksemad.
Paljuski nõuab parimate meetodite rakendamine lihtsamate protsesside automatiseerimist. Hammer viitas uuringule, milles osalenud finantsistid pidasid automatiseerimise takistuseks järgmisi tegureid (nimetanute arvu järjekorras): ajapuudus, oskused, liiga kallis, suutmatus mõtteviisi muuta, liiga keerulised protsessid.
Hammer tõi välja neli valdkonda, kus finantsosakonna tõhusust kõige rohkem parandada saab.
Finantsosakonna üldine töökorraldus
Kõige tõhusamate finantsosakondadega ettevõtteid iseloomustab:
- nad sulgevad kuu vähem kui viie päevaga (vt Hele Hammeri artiklit infolehe eelmisest numbrist);
- sularahaga ei arvelda;
- finantsosakonna kulu on alla 1% käibest;
- paar korda aastas tehakse tiimiväljasõite – õppimise eesmärgil, mitte lõbuks.
Müügiarvete protsess
- saadetakse e-arveid;
Hammeri sõnul saavad inimesed hästi aru e-arvete saamise kasust, sest see lihtsustab ja kiirendab nende tööd. Seevastu e-arvete saatmise kasu selgitada on raskem, sest kasu on kaudsem. Kuid kasu on olemas, toonitas Hammer. Selleks on kiirus ja turvalisus – e-arve jõuab kiiremini kohale ega lähe kaduma, nagu e-postiga saadetud arvetega vahel juhtub või saaja seda väidab. Seega saavad e-arved suurema tõenäosusega ka õigel ajal makstud.
- arved luuakse automaatselt enne kuu lõppu e-kujul;
- tasumata arvete kohta saadetakse automaatselt meeldetuletusi;
- olemas on kliendi iseteenindusportaal, kus kliendid saavad vaadata oma arvete seisu. Sel juhul tülitavad nad finantsosakonna töötajaid oma küsimustega vähem, sest saavad ise vastuse.
Ostuarvete protsess
- üle 30% arvetest saadakse e-arvetena;
Hammeri sõnul on e-arvete käsitlemine kuus korda kiirem paberarvete käsitlemisest ja kolm korda kiirem PDF-arvetest.
- arvete elektrooniline kinnitusring;
- majanduskulude esitamise veebipõhine süsteem;
- ostutellimuste ja arvete automaatne võrdlus;
Hammeri sõnul võib vajadus elektroonilise kinnistusringi järele sellise lahenduse korral üldse ära langeda, sest ostu saabumise, koguse, hinna jms võrdlemine ostutellimusega on kinnituse eest, et kõik on korras.
- hankijate iseteenindusportaal.
Aruandlus
- kasutusel on võtmemõõdikud (KPI-d);
- olemas on pidevalt kättesaadav ärianalüütika portaal;
- Exceli kasutus on minimaalne;
- aruannete koostamine võtab alla 30% tööajast.
Loe näiteks taxify parima praktika kohta siit.
Autor: Villu Zirnask, Finantsjuhtimise Infoleht