Tutvu finantsjuhtimise maailma parima praktikaga. 5. osa – 5. osa – aruandlus ja analüütika

Täna on vaatluse all aruandlus ja analüütika. Eelmistes osades käsitlesime finantsosakonna töö üldist korraldust, ostuarvete protsessi, müügiarvete protsessi ning eelarvestamist ja planeerimist. Järgmistes osades tulevad vaatluse alla investeeringute hindamine ja finantseerimine ning käibekapitali juhtimine.

5.1 Kasutusel on „päris" KPI-d ja nende eesmärkväärtused on seatud

5.2 Finantsjuhtimises eelistatakse Exceli asemel ERP- ja analüütikalahendusi

5.3 Kasutusel on ärianalüütika tarkvara ja iseteenindusaruandlus 24/7

5.4 Vähemalt 50% juhtimisaruannete infost on visualiseeritud

5.5 KPI-d on seotud motivatsioonisüsteemiga

KPI-d ehk võtmemõõdikud toetavad juhtide õigeaegseid ja põhjendatud juhtimisotsuseid. Hästi defineeritud KPI on ettevaatav mõõdik, mis peegeldab ettevõtte põhitegevuse kriitilist aspekti ning mida on võimalik regulaarselt mõõta. Rahalised näitajad nagu käive või kasum on enamasti tulemusmõõdikud (KRI - key result indicators), mitte võtmemõõdikud. Heaks ettevaatavaks KPI näiteks on täitmata tellimuste arv kuu lõpus või uute tooteuuenduste arv. Tõhusaks juhtimiseks peaks KPI-de arv piirduma 3-5 mõõdikuga.

Excel sobib lihtsateks arvutusteks ja ühekordseteks analüüsideks, kuid ei ole sobiv ettevõtte finantsaruandluse põhitööriist. Selle peamised puudused on versioonihalduse puudumine, suur vigade risk ning piiratud võimalused eelarvestamiseks ja prognoosimiseks. Seetõttu on eelistatud ERP-süsteemi sisseehitatud funktsionaalsus ja spetsiaalsed analüütikalahendused, mis tagavad andmete ühtsuse ja usaldusväärsuse.

Ärianalüütika tarkvara koondab andmed erinevatest süsteemidest ja võimaldab juhtidel 24/7 iseseisvalt vaadata ning analüüsida neid huvitavaid aruandeid. Iseteenindusaruandlus toetab nii standardraporteid kui ka paindlikku andmete analüüsi kuni algdokumentideni ning võimaldab ka regulaarsete aruannete automaatset edastamist. Analüütikalahendused võimaldavad tuvastada trende ja kõrvalekaldeid automaatselt ning suunata juhtide tähelepanu olulistele muutustele.

Vähemalt pool juhtimisaruannetes esitatavast infost on visualiseeritud graafikute, diagrammide ja joonistena, et vähendada tabelite ja teksti lugemisele kuluvat aega. Visualiseeringud toovad selgelt esile trendid, võrdlused ning kõrvalekalded tegelike ja planeeritud tulemuste vahel ning hõlmavad reeglina ka vähemalt viimase aasta ajaloolisi andmeid, et anda kiire ülevaade arengusuundadest.

Parimate praktikate järgi toetab KPI-de sidumine motivatsioonisüsteemiga seda, et töötajad ja juhid on otseselt motiveeritud saavutama organisatsiooni strateegilisi eesmärke, kuna nende tulemused kajastuvad selgelt ka tasus või tunnustuses. Selline lähenemine suurendab vastutustunnet, läbipaistvust ja tulemuslikkust ning aitab siduda individuaalse panuse ettevõtte eduga läbi mõõdetavate eesmärkide ja tasustamismehhanismide.