4. jaanuar 2023

Excel 365 on väga professionaalne töövahend. Viimasel ajal on lisandunud mitmeid uusi tööriistu, et töötamine muuta andmetega efektiivsemaks.

Minu käest on korduvalt küsitud, kuidas oleks võimalik Exceli tööraamatus olevatest töölehtedelt andmeid koguda kokku ühte andmetabelisse. Näiteks on Exceli failis 12 töölehte jaanuar – detsember. Igal töölehel selle kindla kuu andmed. Nüüd on vaja teha aastaaruanne ja koguda kokku kõik 12 kuud ühte andmetabelisse. Kasutajad on murdnud pead ja on ka programmeeritud mitmeid lahendusi, et tekkinud olukorda lahendada. Nüüd on see äärmiselt lihtne. Excelis on selles eraldi valem (funktsioon) VSTACK, mille kasutamine annab võimaluse koguda andmed kokku ühte tabelisse. Valem on lihtne, eeldab andmetabelite märgistamise oskust ja mõne klikiga on kõik andmed ühes tabelis koos.

Koolitus „Exceli meistriklass finantsjuhtidele ja juhtidele”

Koolitab Kristjan Sakk

Rohkem infot leiad SIIT.

Teine mure, mille Excel lahendab on pildi pealt andmete importimise võimalus. Data menüüs käsk From Picture … võimaldab foto pealt importida andmed Exceli tabelisse ja andmetega tööd teha. Kui kasutajal soov, võib kasutaja peale andmetega töötamist andmed uuesti pildifailiks või PDF’ks salvestada.

Palju on uuritud ka, kuidas PDF failist andmed Excelisse saada. Alati ei õnnestu Copy / Paste käsklustega andmete kleepimine Exceli tööraamatusse, kuna andmed ei kuvata sellisel juhul selliselt nagu algfailis esitatud. Ka siinkohal tuleb Excel appi. Exceli võimas andmete importimise tööriist PowerQuery suudab ka PDF failist andmed Excelisse lugeda. Imporditud andmeid saab kasutaja töödelda või andmetest analüüse sooritada. PDF import on lisatud DATA menüüs Get Data / From File / From PDF

Veelgi huvitavamaks läheb olukord, kui kasutajal on vaja kümnetest või sadadest Exceli failidest andmeid korraga importida. Selleks on samas menüüs käsk From Folder, mis loob võimaluse erinevatest failidest kiiresti ja lihtsalt andmeid analüüsimiseks kokku koguda. Kui hiljem kataloogi Exceli faile juurde lisada, lisanduvad ka sellest failist andmed automaatselt aruandesse. Seega on võimalik väga kiiresti luua erinevaid kokkuvõtteid PivotTable või mõne muu tööriista abil mitmetest Exceli failidest, tekib dünaamiline töölaud, mida on vaja vajadusel värskendada (refresh) ja juba ongi kokkuvõte kataloogis olevatest Exceli failidest loodud.

Kõiki neid näiteid räägib Kristjan Sakk juba jaanuaris toimuval koolitusel Exceli meistriklass finantsjuhtidele ja juhtidele.