23 märts 2017

5 põhjust, miks ei peaks e-arveid saatma meili teel

Telema tegevjuht Hele Hammer.  Foto: Raul Mee

Kuna PDF-arveid on juba aastaid saadetud meili teel, võib tekkida küsimus, miks ei võiks päris e-arveid (xml-formaadis masinloetavaid arveid) saata meili teel. Tundub, et süsteemi kasutuselevõtmine oleks lihtne ja odav. Paraku võib e-arvete meilitsi edastamine kujuneda hoopis kulukamaks kui e-arve operaatorite teenuste kasutamine ja põhjustada tõsiseid probleeme. E-arvete operaatori Telema tegevjuht Hele Hammer toob välja viis põhjust, miks tasub arvete meilitsi saatmise mõttest loobuda.

1. Meilid (ja seega arved) ei pruugi saajale kohale jõuda

Nagu tavaliste meilide saatmise puhul, ei garanteeri ka e-arvete meiliga saatmise puhul keegi, et meil ja sellele lisatud xml-arve üldse kohale jõuavad. Uuringute kohaselt jõuab erinevate filtrite tõttu saaja postkasti ainult 76% meilidest ja probleem on pigem suurenemas. See tähendab, et iga viies meil läheb kaduma. Kui iga viies meili teel saadetud arve läheks kaduma, ei saaks ostjad kuidagi ostetud kaupade või teenuste eest maksta, vähemalt mitte ilma mitmekordsete arvesaatmise katseteta.

2. Meilide saatmisel puudub jälgitavus ja logi

Küllap on paljud ettevõtjad võlgnevuse tähtaja ületanud kliendile helistamisel saanud vastuseks „Aga me pole seda arvet üldse saanudki!”. See on mugav vastus, sest nagu eelmises punktis välja toodud, lähevadki paljud meilid tee peal kaduma. Ja kuhu ja millal nad kaovad, ei tea keegi ega suuda tagantjärele tuvastada. Iga meil läbib teel mitu vaheserverit ja rakenduskihti (nt SMTP ja DNS), kuid jälgitavus kaob juba saatja serverist väljumisel. E-arve operaatorite süsteemid peavad dokumendivahetuse kohta logi ja võimalikele vigadele leitakse alati kindel põhjus. 

3. E-kiri on sama privaatne kui postkaart

Meili saatjana peaksime arvestama, et kogu saadetud info võib kergesti kõigile avalikuks saada. Ilmekas on võrdlus meili ja tavaposti teel saadetud postkaardi vahel. Saadetud meilidele on ligipääs kõigil administraatoritel, kes haldavad vaheservereid ja rakenduskihte. Samuti on meilikontodesse lihtne sisse häkkida ja kunagi ei tea, kes on pimekoopia saaja.

Halvimal juhul võib kogu meiliandmebaas saada kompromiteeritud. Värvikamad lood, mis meenuvad, on Sony, Hacking Teami ja Süüria failidega. 2009. aastal anti kõigile EU ametnikele välja 15leheküljeline teatmik, kuidas vältida meilides konfidentsiaalse info saatmist. Ameerikas seda ei tehtud ning 2016 tuli Hillary Clintonil seista silmitsi faktiga, et üle 50 000 tema erameili on tehtud kõigile loetavaks.

Võime ju öelda, et ostu- ja müügiarved ei sisalda saladusi. Enamasti ei sisaldagi. Ometi on mitmeid valdkondi, kus arvetel sisalduv teave on midagi, millest me laia avalikkust teavitada ei soovi. Olgu selleks siis ostetavad või müüdavad kogused või sagedamini – hinnaga seonduv info.

4. E-arvetega võib meili teel kohale jõuda ka pahavara

Meilimanuste importimine ettevõtte majandustarkvarasse võib viia tõsiste probleemideni, kui arve asemel või sellega kaasa tuleb pahavara. 2016. aastal neutraliseeris Kaspersky iga kuu üle 20 miljoni viiruse, mis saadeti meili teel. Seda on üle nelja korra rohkem kui eelmisel aastal.  

E-arvete operaatori süsteemis liiguvad andmed turvalisi kanaleid pidi ja arvete asemel pahavara sattumine ettevõtte majandusinfosüsteemi on välistatud. 

5. Meili teel e-arvete saatmine on kallis

Meili teel e-arvete saatmine võib osutuda kallimaks kui e-arve operaatori teenuste kasutamine. Ootamatu väide: meili teel arve saatmine on ju tasuta, aga e-arve operaatorite teenuste eest tuleb maksta? Asi ei ole alati nii lihtne. Nimelt tuleb kõigi IT kulude hindamisel alati jälgida süsteemi ülesseadmise, ülalpidamise kui ka vigade paranduse kulu.

Meili puhul on ülesseadmise ja ülalpidamise kulu küll väike või olematu, kuid vigade parandus läheb tihti kalliks maksma. Teeme arvutuse ühe suurettevõtte näitel, kes saadab 10 000 arvet kuus. Eeldame, et neist 3% ei jõua saajani (eespool oli uuringute põhjal välja toodud, et kõigist meilidest läheb kaduma koguni 24%). Eeldame ka seda, et iga sellise intsidendi lahendamine (kõned kliendile, arve uuestisaatmine jms) võtab pool tundi ja seda teeb töötaja Eesti keskmise palgaga. Sellisel juhul tähendab see ettevõttele iga-aastast kulu üle 20 000 euro.  

Kuid kas väikeettevõte, kes saadab vaid mõnikümmend arvet kuus, peaks olema mures? Samadel eeldustel tuleb väikeettevõttel vigade käsitlemisega seonduv kulu hoopis väiksem. Kuid väikeettevõtete korral tuleb olulise elemendina mängu hilinenud või saamata jäänud tulu. Klientide poolt maksetega viivitamine ning arvete hilisem tasumine on üks peamisi põhjuseid, miks väike- ja keskmise suurusega ettevõtted raskustesse satuvad. Iga laekuv euro on arvel ja seda olulisem on, et kliendid ei saaks „kaduma läinud” arvete mugava vabanduse taha peituda.

 

Arvete saatmine meili teel on ebakindel, mittejälgitav, ebaturvaline ja mitteprivaatne ning võib kõigele lisaks osutuda kallimaks kui operaatorteenuse kasutamine. Kui te soovite, et teie ostuarved jõuaksid õigel ajal turvaliselt teieni ja teie müügiarved teie klientideni, soovitab Hammer arveid meili teel mitte saata. 

Boonusena võimaldab e-arvete transport läbi spetsiaalsüsteemide ka erinevaid kasulikke lisateenuseid. Alates lihtsamatest nagu arvete valideerimine ehk kontrollimine, kas kõik vajalikud väljad on täidetud, kuni keerulisemateni, näiteks kontrollimine, kas antud arvele eelnes ostutellimus, kas arvel näidatud tooted on üldse sortimendis või kas arvel näidatud hinnad vastavad kokkulepitud hindadele lepingus.

Veel saate e-arvete kohta lugeda SIIT.

Autor: Hele Hammer, Telema tegevjuht

Jaga lugu:
Seotud lood
FINANTSUUDISTE UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad finantsteemalised uudised igal nädalal enda postkasti.

Finantsuudised.ee toetajad:

Bret Metsküla
Bret MetskülaFinantsuudised.ee juhtTel: 58 117 860
Kaspar Kitsing
Kaspar KitsingReklaamimüügi projektijuhtTel: 569 549 79